![ApptioCareers-Employee[1]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAyMjYgMjc1IiB3aWR0aD0iMjI2IiBoZWlnaHQ9IjI3NSIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5hcHB0aW8uY29tJTJGd3AtY29udGVudCUyRnVwbG9hZHMlMkZlbGVtZW50b3IlMkZ0aHVtYnMlMkZBcHB0aW9DYXJlZXJzLUVtcGxveWVlMS1wcXp6YjY0NTRhdW1odWh0c3dtdzQzbTdscnhjYzZkMDk3a2F1N2txMm8ucG5nIiBkYXRhLXc9IjIyNiIgZGF0YS1oPSIyNzUiIGRhdGEtYmlwPSIiPjwvc3ZnPg== "ApptioCareers-Employee[1]")
Rationalisation des applications
Structure pas à pas pour maîtriser la rationalisation des applications
Qu'est-ce que la rationalisation des applications ?
La rationalisation des applications consiste à cataloguer et à éliminer les applications logicielles dupliquées au sein d’une organisation. Cela permet aux services informatiques de gagner en efficacité, de simplifier la complexité du portefeuille et de réduire le coût total de possession de leur portefeuille d’applications.
Avec un bon cadre en place, les organisations peuvent mener des initiatives de rationalisation des applications sans ingérence de politiques organisationnelles ou de guerres de territoire inutiles. Les conversations fondées sur des faits remplaceront les arguments subjectifs, et vos initiatives de rationalisation donneront de meilleurs résultats, ce qui permettra de mieux contrôler la prolifération des applications et de libérer des fonds pour l’innovation.
Dans cet article, nous verrons comment construire une structure robuste pour une initiative de rationalisation d’applications réussie.
Pourquoi la rationalisation des applications est-elle nécessaire ?
Malgré leurs efforts pour contrôler les dépenses et sécuriser le réseau, les organisations informatiques livrent une bataille ardue.
Les plus grands défis à la réussite de la rationalisation d'applications :
Manque d'engagement
Les partenaires commerciaux désengagés peuvent torpiller les initiatives de rationalisation des applications. La clé de l’engagement est un dialogue basé sur des faits du coût total de possession de vos applications. Cependant, il s’agit d’un chiffre difficile à établir autour d’un consensus. Si vos hypothèses sont trop simplistes, l’entreprise les rejettera. Si trop compliquées, l’exactitude des chiffres sera disputée par la complexité de l’effort pour les obtenir. Trouvez le bon équilibre pour encourager l’engagement.
Les parties prenantes de l’entreprise et les responsables de l’infrastructure et des opérations (I&O) savent probablement déjà qu’il existe des problèmes dans les domaines clés de leur portefeuille, car les applications existantes exécutées sur des systèmes hérités entravent l’innovation en accumulant des ressources de développement. Commencez ici. Une initiative de coût total de possession des applications n’a pas besoin d’être exhaustive pour stimuler l’engagement, mais elle doit aborder les domaines déjà signalés comme un problème.
Portefeuilles d'applications saturés
Un portefeuille d’applications saturé cache les redondances et immobilise les dépenses d’innovation sur des applications obsolètes. La simple réduction du nombre d’applications est un gain : les écarts d’utilisation et d’investissement sont plus faciles à repérer dans une catégorie réduite d’applications. Avec un portefeuille plus petit, il est également plus facile d’être attentif à la valeur métier des nouvelles applications. La rationalisation des applications permet de meilleures évaluations des nouvelles applications.
Modifications de la plateforme redondante
L’augmentation de l’empreinte SaaS (Software as a Service) au détriment des licences perpétuelles sur site est une stratégie informatique fiable. Mais déplacer toutes les applications d’une plateforme à une autre, sans évaluer leur valeur métier, est une opportunité gâchée. Avec moins d’applications à déplacer, vous allez réduire la charge de travail technique et fournir un portefeuille SaaS axé sur la valeur métier.
Applications sous-utilisées
Acheter quelque chose de nouveau est souvent la voie la plus facile, mais cela va à l’encontre de l’esprit d’initiative de rationalisation des applications. Les organisations qui ont des initiatives de rationalisation réussies maximisent les applications existantes pour la valeur métier avant d’ajouter quelque chose de nouveau à leur portefeuille.
Comment créer une structure de rationalisation des applications réussie
Effectuez une évaluation complète du portefeuille d'applications
Les noms et les propriétaires des applications sont les références de l’évaluation du portefeuille. Une initiative de rationalisation des applications est souvent motivée par un objectif spécifique (comme la suppression des applications obsolètes du portefeuille d’un trimestre à l’autre) qui se concentre sur une petite partie de l’ensemble du portefeuille. Pourtant, l’évaluation de base de l’ensemble du portefeuille peut révéler une masse d’applications mal identifiées (mauvais propriétaire, étiquetage incorrect des applications obsolètes ou actives, etc.) impactant l’initiative actuelle. Cela pose également les bases nécessaires au suivi des initiatives plus larges de rationalisation des applications.
Les parties prenantes de l’entreprise s’engagent dès le début dans les initiatives de rationaliser les applications en participant à l’analyse du portefeuille. Une liste d’applications et un fichier de mappage application-serveur sont parfois les deux seules données fournies au service de gestion financière des ressources informatiques. Ces données nécessitent un contexte et une validation. Si les données sources sont incorrectes, les recommandations issues d’une initiative de rationalisation des applications sont inutiles. Une initiative réussie de rationalisation des applications est motivée par des données validées précises. Le département financier ne possède pas les bonnes données I&O et doit valider les données de la liste d’applications avec les données opérationnelles.
L’évaluation de votre portefeuille doit permettre d’identifier les applications spécifiques s’exécutant sur des systèmes hérités plus anciens, qui nécessitent une infrastructure spécialisée. Cette maintenance continue entraîne des dépenses pouvant mettre à mal l’innovation.
Un cadre d’évaluation des applications est terminé lorsque :
- Les applications sont liées aux propriétaires
- Les noms et les propriétaires des applications sont validés avec les données d’E/S.
- L’infrastructure obsolète est liée aux applications qu’elle prend en charge
La valeur métier est définie lorsque les applications sont :
- Évaluées en fonction de leur impact sur l’entreprise et les besoins de redondances
Définissez la valeur commerciale
Une analyse de rationalisation d’applications réussie distingue le nom d’une application et sa valeur métier. Par exemple, Trello est un logiciel de gestion de projet SaaS. Une initiative de rationalisation doit définir sa valeur commerciale (« Grâce à Trello, nous faisons appel à des sous-traitants qui permettent de réaliser 30 % d’économies par rapport à des employés à temps plein »). Cette évaluation de la valeur facilite l’évaluation des capacités redondantes dans des applications similaires (« Nous avons Trello, mais nous avons également des licences excédentaires pour Wrike et Nutcache. Mettons-nous d’accord sur une norme et retirons les autres »).
Les capacités redondantes dont l’analyse de rentabilité est fiable ne sont pas candidates à la rationalisation. Par exemple, la disponibilité du temps de fonctionnement affecte les organisations dont la main-d’œuvre couvre plusieurs fuseaux horaires. En Amérique du Nord, les heures du soir sont les premières heures du matin en Australie ; en fin d’après-midi au Japon, c’est la nuit en France. Si tous les serveurs d’applications d’une organisation sont rationalisés en un seul lieu, l’I&O dispose d’une fenêtre de maintenance tombant dans les heures de travail principales d’au moins une région. Dans ce cas, il se peut que l’entreprise ait besoin de fonctionnalités redondantes.
Calculez le coût total de possession des applications
Le coût total de possession des applications doit déterminer le coût total de la prise en charge et de la livraison des applications. Cela inclut les entrées du grand livre (GL) pour les coûts de licence et les coûts indirects pour l’infrastructure et les opérations. L’analyse du coût total de possession des applications soulève toujours des questions de légitimité, notamment sur la précision des chiffres. Une initiative réussie de rationalisation aura une analyse du coût total de possession d’application comme activité continue. Avec Apptio Cost Transparency, nos clients apportent des données opérationnelles et financières mensuelles que le service de gestion financière des ressources informatiques peuvent utiliser grâce à des analyses en libre-service.
Le coût total de possession des applications doit examiner les coûts, identifier les facteurs de ces coûts et analyser les dépenses de projet associées à chaque application.
Le coût total de possession des applications est justifiable lorsque :
- Les données opérationnelles et financières sont mises à jour dans un processus répétable
- Les coûts directs et indirects sont inclus
- Les coûts des applications, les facteurs de production et les dépenses associées au projet sont identifiés
La valeur commerciale est alignée sur la fonction commerciale lorsque :
- Les organisations sont alignées sur leurs objectifs
- Un échantillon représentatif de parties prenantes obtiennent l’adhésion aux objectifs de l’entreprise
- Les implications de reconversion du personnel existant sont incluses dans l’analyse
Les coûts et la valeur commerciale sont alignés sur une fonction commerciale
L’alignement de la valeur métier sur les applications crée une résistance organisationnelle. La réduction des coûts des applications par fonction métier identifie les investissements dans les dépenses d’exploitation l’entreprise par rapport aux dépenses de croissance de l’entreprise. Mais cela peut mettre en place un scénario « nous contre eux » où les dépenses de croissance de l’entreprise sont considérées comme la seule dépense importante. Fournir des capacités opérationnelles est une partie essentielle des attributions de l’informatique et il y a une résistance au changement si les activités opérationnelles sont considérées comme un simple frein à l’innovation. Les organisations doivent se préparer à cette situation en alignant leurs dépenses informatiques sur les objectifs de l’entreprise en consultant un large groupe de parties prenantes au cours du processus de rationalisation.
Un appel à l’action d’une initiative de rationalisation des applications entraîne souvent des dépenses supplémentaires. La formation du personnel sur une application rationalisée a une incidence sur l’adoption et le coût de la mise en œuvre. Les collaborateurs à former doivent être identifiés, planifiés et ajoutés à la prise en compte de la valeur commerciale (par exemple, la reconversion justifie-t-elle l’utilisation de nos ressources de formation ?).
Analysez la qualité de chaque application
Une partie du portefeuille d’applications est identifiée comme ajoutant une valeur commerciale quantifiable. Cela implique aussi une question de suivi : dans quelle mesure cela permet-il de fournir une valeur commerciale ? Les initiatives de rationalisation réussies répondent à cette question.
L’efficacité de la valeur métier des applications dépend de la manière dont elle prend en charge les processus et fonctionnalités existants. Une organisation sélectionne une application qui prend en charge un processus existant ou tire parti d’une application pour redéfinir le processus (par exemple, les étapes de vente avec Salesforce SalesCloud), mais la question clé est de savoir comment une application automatise un processus métier. L’automatisation est la qualité fonctionnelle clé de l’évaluation d’une application.
Une initiative de rationalisation des applications permet aux collaborateurs d’évaluer leur propre expérience d’une application. Si une application est difficile à manier et offre une expérience utilisateur médiocre, elle a un impact sur l’attitude et l’engagement de l’entreprise.
Les limites techniques doivent être évaluées par rapport aux objectifs informatiques. Les parties prenantes peuvent souhaiter étendre l’empreinte du cloud pour IaaS (Infrastructure en tant que service) et SaaS, mais les solutions existantes peuvent uniquement être disponibles sur site avec prise en charge de l’infrastructure obsolète. Si l’offre SaaS n’est pas disponible, vous n’avez pas le choix : vous restez là où vous étiez. Le choix le plus difficile est celui des options du cloud qui nécessitent une analyse plus approfondie. Pouvez-vous partir de l’hypothèse que l’application sera sécurisée dans le cloud ? Peut-être. Êtes-vous tellement attaché à la stratégie informatique sur le cloud que vous allez investir massivement dans la modernisation afin d’y adhérer ? Peut-être.
La modification des portefeuilles d’applications entraîne des changements de matériel. Le passage aux offres cloud permet de réutiliser les serveurs et le stockage sur site. Toutefois, le fait de migrer l’infrastructure vers le cloud sans réaffecter la capacité excédentaire sur site qui en résulte représente un gaspillage d’efforts et de dépenses.
La qualité technique et fonctionnelle des applications est définie lorsque :
- Les applications sont comprises dans la façon dont elles automatisent un processus métier
- Les commentaires des utilisateurs finaux sont pris en compte dans les évaluations
- Les limitations techniques sont identifiées et traitées
- La capacité d’infrastructure libérée est réallouée
Définissez les mesures de réussite
Une initiative de rationalisation des applications a besoin d’indicateurs de réussite. Au fil du temps, les applications à faible valeur commerciale seront supprimées du portefeuille et ne passeront plus par le processus d’achat.
Le service informatique communique le succès des initiatives de rationalisation avec :
- Le nombre d’applications ayant été retirées à la suite de l’analyse
- Le nombre de licences logicielles récupérées/évitées à partir des applications retirées
- La valeur des ressources de stockage et des serveurs récupérés/évités, issues d’applications retirées (action mesurée à partir d’une décision)
- Le pourcentage de réduction du nombre d’applications au fil du temps
- Le pourcentage de réduction du nombre d’applications dont les fonctions se chevauchent
- Le pourcentage de différence entre les coûts par instance produite ou non produite
- Le pourcentage de la réduction du coût total de possession au fil du temps (meilleure tarification, infrastructure allégée)
- L’évolution de la valeur des applications sur site passées au SaaS
Les initiatives de rationalisation des applications identifient les dépenses d’applications existantes et fournissent des analyses sur la façon d’utiliser ces dépenses plus efficacement. L’informatique existe pour servir l’entreprise et un portefeuille d’applications doit être examiné dans cette perspective. La valeur, la qualité fonctionnelle et technique, la redondance des capacités : ce sont des évaluations ancrées dans le business, non dans la technologie. Les initiatives efficaces de rationalisation permettent d’acquérir des données financières et opérationnelles mensuelles, de fournir des analyses en libre-service sur le coût total de possession des applications et de générer des dépenses d’application plus efficaces et axées sur la valeur commerciale.
Cadre définitif de rationalisation des applications
Le cadre définitif de rationalisation des applications fournit des conseils normatifs sur l'identification et la suppression des demandes en doublon. Utilisez une approche en 6 phases pour réduire les applications et déployer des économies dans des domaines plus gratifiants.
